Lista de convidados do casamento: como vencer essa difícil tarefa

Ficamos noivos e agora?

A primeira coisa a se fazer é a lista de convidados. Só tenho que dizer que é a primeira e a mais difícil tarefa a ser feita!

Acontece que sem ela, não temos como andar com o restante das tarefas que englobam a preparação de um casamento, então, chega de enrolar e mãos à obra. Sim, é difícil, e sim, provavelmente você acabará convidando pessoas que não queria, por um pedido dos pais, ou em razão do seu trabalho ou ainda outras razões pessoais.

O jeito então é parar de protelar e começar esse trabalho!

Vamos à lista de convidados!

Primeiramente, coloque todo mundo que tenha vontade de convidar… amigos, parentes, enfim, todo mundo mesmo.

Com base nessa lista inicial, vocês irão verificar primeiramente se o orçamento atende toda essa lista e se o local pretendido cabe essa quantidade de convidados.

Faça sua lista e a deixe descansando… no dia seguinte, com a cabeça bem tranquila, faça uma revisão, assim, evitamos que alguns convidados sejam esquecidos. Caso não seja possível, teremos que começar a fazer alguns cortes nessa lista.

Como cortar convidados da lista?

Tente iniciar os cortes da sua lista pelas pessoas que vocês não têm muito contato. Parentes e amigos distantes que vocês não falam ou não veem há muito tempo podem ser os primeiros a serem cortados dessa lista.

Os convidados dos pais dos noivos também devem ser colocados na lista de cortes. Pra isso, sente com eles, e explique a necessidade desse corte, explique primeiramente a parte financeira, que não é somente o valor que o buffet cobra por cabeça, mas temos ainda o adicional de decoração, mesas, cadeiras, lembrancinhas e demais itens que eventualmente teriam que ser acrescidos para se manter esse convidado. Além desse ponto, também precisa ser levado em conta o espaço físico para alocar esses convidados adicionais, e por fim e não menos importante, temos também o fato de que vocês talvez não queiram na cerimônia do casamento de vocês a presença de pessoas que vocês não tem tanta proximidade.

Se mesmo assim, vocês ainda precisarem eliminar mais pessoas, pensem nos vizinhos e pessoas do trabalho, sempre priorizando a proximidade afetiva com essas pessoas. Vocês não são obrigados a convidar ninguém! Pensem em todos os prós e contras, mas lembrem-se sempre que vocês não tem obrigatoriedade em convidar.

Quantidade de pessoas convidadas x quantidade contratada

É normal convidarmos pessoas que você sabe que não irão ao casamento, mas pode anotar essa: tem gente que você tem certeza que vai, e no dia essa pessoa não vai poder ir, e outros que você achava que nem iriam, serão os convidados mais empolgados da festa.

Com esse pensamento como pressuposto, saiba que vocês podem chamar aproximadamente 15% de pessoas a mais daquela quantidade que vocês contrataram com o buffet

O ideal é que vocês deixem uma “gordurinha” nessa lista, porque desde a contratação até o dia do seu evento, pode ser que surjam convidados novos.

Criança não paga, mas criança senta

Quanto às crianças, a primeira coisa é saber se no seu buffet, a partir de quantos anos eles pagam pra que em cima disso, vocês saibam a quantidade de convidados pagantes.

Sabendo a idade de crianças pagantes, ajuste a sua lista!

Ainda falando sobre as crianças, pense no seguinte: ainda que elas não paguem, ou paguem meia, elas sentam, ou seja, pensem na quantidade de assentos que seu buffet disponibiliza. Não pense que as mães irão colocar as crianças no colo, às vezes o bebê conforto ocupa uma cadeira, ok?

Confirmação de presença dos convidados

Precisamos te contar uma coisa…no Brasil não é costume fazer a confirmação da presença de forma voluntária.

Felizmente, essa cultura tem ganhado forma e aos poucos tem sido mais efetiva, mas, nem sempre totalmente eficaz.

Verifique com o seu buffet e decorador com quanto tempo de antecedência ao evento você precisa informar a quantidade de convidados (caso vá fazer um aumento na quantidade) para que mantenha o valor do contrato. Alguns buffets, após essa data, ou caso o aumento seja informado somente durante o evento, cobram um valor maior por cabeça. O ideal é que esse prazo não exceda 7 a 10 dias, porque antes disso, os convidados ainda não irão responder de forma efetiva se irão ou não. Se estiver lendo isso antes de fechar com o buffet e decorador, já peça essa alteração. Caso os contratos já tenham sido assinados, verifique a possibilidade de uma flexibilização.

Coloque no seu convite:

RSVP pelo site/telefone xxx até dia xx/xx/xxxx

ou

Confirmar presença pelo site/telefone xxx até dia xx/xx/xxxx

Para especificar a data limite da confirmação estipule cerca de 15 dias antes da data do seu evento.

Ao entregar os convites para o seu convidado, frise com ele a necessidade dele confirmar a presença ou a ausência dele e de seus acompanhantes no site/e-mail ou telefone que consta no seu convite.

Durante o processo de entrega dos convites, os convidados irão iniciar o processo de confirmação, e com isso você pode ir atualizando sua planilha de convidados.

Chegando os 15 dias antes do seu evento, vocês irão analisar a sua lista.

Quantas pessoas vocês chamaram? Quantos convidados vocês contrataram com o buffet?

Quantos convidados confirmaram?

Ainda falta muita gente pra confirmar? Caso positivo, vamos contratar o serviço de confirmação de presença?

Sobre o serviço de confirmação de presença, tenha em mente que não adianta você ou o noivo questionarem os convidados se eles irão ou não, pois geralmente pra vocês, eles sempre dirão que estarão presentes.

Pra essa resposta ser mais fiel à verdade, esse procedimento precisa ser feita por terceiros, assim, o ideal é que a sua assessoria entre em ação.

Vocês precisarão encaminhar a lista pra que a gente possa iniciar os trabalhos. É só pedir pra gente, que iremos te encaminhar o modelo pra preenchimento dessa lista.

Nossa empresa inicia esse processo com 15 dias de antecedência e termina com 10 dias, mediante contato por mensagem no aplicativo de conversa (atualmente o whattsapp) e ligações telefônicas.

Ainda sobre a confirmação de presença, mesmo que seja feita pela empresa de assessoria, não leve essa lista a ferro e fogo, pode ser que alguns convidados tenham confirmado e mesmo assim não apareçam, e outros que não deram nenhum retorno irão acabar aparecendo, portanto, por cautela, utilize a lista completa para a conferência na porta, assim evitaremos constrangimentos.

Por fim, vamos falar sobre os convites.

Como nossa cliente, peça pra gente o modelo de lista de convidados pra que você preencha a sua lista nesse modelo, esse arquivo vai te facilitar, porque nele dá pra descobrir a quantidade de convidados, a quantidade de convites que precisam ser impressos, os nomes para subscritar os convites, a quantidade de mulheres (para lembrancinhas específicas como chinelos, por exemplo) a quantidade de crianças (para se verificar a necessidade da contratação do serviço de recreação infantil).

Por hoje é só, gostou desse post? Tem mais dúvidas? Fale com a gente!

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Juliana Petrillo

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